تجزيه و تحليل سيستم

تجزيه و تحليل سيستم عبارت از شناخت جنبه هاي گوناگون سيستم و آگاهي از چگونگي عملكرد اجزاي آن به منظور دستيابي به اطلاعات بنيادين جهت طراحي و استقرار سيستم مناسب است.

هدف از تجزيه و تحليل سيستم

هدف از تجزيه و تحليل سيستم، ايجاد اصلاح و بهبود در وضع سازمان از طريق به جا آوردن رويه ها و روش هاي بهتر انجام كار است. با توجه به اين كه سيستم مجموعه‌اي از روش ها و شيوه هاي انجام كار است. فردي كه مسئوليت تجزيه و تحليل سيستم ها را بر عهده دارد، بايستي علاوه بر كل سيستم نسبت به روش هاي موجود و شيوه هاي انجام كار نيز شناخت كافي بدست آورد.

تجزيه و تحليل سيستم ابزاری مفیذ برای مدیران

يكي از مهم ترين وظائف مديران در سازمان ها وظيفه ايجاد تغيير است. تجزيه و تحليل سيستم ها مي تواند به عنوان ابزاري مفيد به مديران در انجام وظيفه ايجاد تغيير كمك كند.

نظر به اين كه سازمان ها روز به روز توسعه و گسترش بيشتري يافته اند، نقش تجزيه و تحليل را بايستي تحليل گران سيستم، كه افرادي كارآزموده و كارشناس هستند بر عهده گيرند و از وضع موجود سازمان ها تصوير برداري‌كنند.

شناخت كامل و جامعي از آن چه كه هست به دست آورند و با دقت در تصاوير به دست آمده نقاط ضعف و كمبودها را مشخص كنند و راه حل هاي مناسب را پيش بيني كنند و در اختيار مديران قرار دهند.

اين افراد را مي توان هم از درون سازمان انتخاب كرد و هم از بيرون سازمان يعني از موسسات مشاور مديريت كه در زمينه تجزيه و تحليل تخصص دارند. در حال حاضر نسبت به نقش مهم تجزيه و تحليل سيستم ها و روش ها در سازمان‌هاي ما وقوف بيشتري حاصل شده است و اين روند سير صعودي نيز دارد.

تحليل گر يا آناليست

فردي كه نسبت به امر تجزيه و تحليل اقدام مي كند تحليل گر يا آناليست خوانده مي شود. وي درباره نحوه كار سيستم بررسي مي كند، نتايج بررسي هايش را مورد تجزيه و تحليل قرار مي دهد. سيستمي را طرح‌ريزي مي كند كه داراي اثربخشي بيشتري باشد و براي اجرا و استقرار سيستم جديد همكاري مي كند .و توصيه‌هاي لازم را ارائه مي دهد.

از آن جا كه تجزيه و تحليل كاري مستمر و دائم است از قدم هاي آن به عنوان دور،‌چرخه و يا سيكل تجزيه و تحليل ياد شده است. تجزيه و تحليل سيستم ها و روش ها بايد به طور متوالي در سازمان انجام گيرد و وضع موجود سازمان را با آخرين تغييرات و تحولات تطبيق دهد.

تعريف تجزيه و تحليل سيستم :

تجزيه و تحليل سيستم عبارت از : شناخت جنبه هاي مختلف سيستم، چگونگي عملكرد اجزاي تشكيل دهنده آن و نحوه و ميزان ارتباط بين آن ها به منظور دستيابي به مبنائي جهت طراحي و اجراي يك سيستم مناسب تر است.

تجزيه و تحليل سيستم به ما چه كمكی مي كند؟

تجزيه و تحليل سيستم به ما كمك مي كند تا موقعيت كنوني سازمان را به خوبي درك كنيم. از جريان كار مطلع شويم و آن را مورد ارزيابي قرار دهيم و براي رفع نارسائي ها و مشكلات بهترين راه حل را انتخاب كنيم. بنابراين تجزيه و تحليل سيستم را مي توان بررسي سيستم هاي فرعي يا زير سيستم هاي موجود در سازمان تعريف كرد. كه به منظور كسب اطمينان از مناسب بودن روش هاي جاري و ارزيابي ميزان اثربخشي آن ها انجام مي شود.

هدف از تجزيه و تحليل سيستم

هدف از تجزيه و تحليل سيستم ايجاد اصلاح و بهبود در وضع سازمان از طريق يافتن رويه ها و روش هاي بهتر انجام كار است.

در يك سازمان، سيستم را مجموعه اي از روش ها نيز تعريف كرده اند، روش هائي كه به يكديگر وابسته اند و با اجراي آن ها بخشي از هدف سازماني تحقق مي يابد. روش ها نيز به نوبه خود مجموعه اي از شيوه هاي گوناگون انجام كار به شمار مي آيند كه با استفاده از آن ها مي توان به هدف هاي نهائي سازمان دست يافت.

روش 1

عبارت است از يك رشته عمليات و مراحلي كه براي حصول به كل يا بخشي از هدف هاي يك سيستم انجام مي شود. در هر روش، نوع كار، شخص يا اشخاصي كه عمليات و وظائف مربوطه را انجام مي‌دهند، مراحلي كه بايد طي شود و شيوه هائي كه بايد به كار رود مشخص مي شود.

به طور معمول، روش انجام كار تدوين و در سازمان حفظ مي شود. مانند روش استخدامي در سيستم پرسنلي، روش انبارداري در سيستم تداركاتي و يا روش محاسبه قيمت تمام شده در سيستم حسابداري.

شيوه 2

عبارت است از تشريح جزئيات نحوه انجام دادن كار، مانند حضور و غياب دانشجويان در كلاس با استفاده از ليست مرتب شده كامپيوتر و يا شيوه تصحيح اوراق يك امتحان با توجه به امتيازات تعيين شده براي هر يك از پرسش ها .

با توجه به آن چه گفته شد، سيستم مجموعه اي از روش ها و شيوه هاي انجام كار است. فردي كه مسئوليت تجزيه و تحليل سيستم ها را بر عهده دارد بايستي علاوه بر كل سيستم، نسبت به روش هاي موجود و شيوه‌هاي انجام كار نيز شناخت كافي به دست آورد و با درك ارتباط و همبستگي ميان آن ها نسبت به نقشي كه هر يك در تامين هدف هاي سازماني بر عهده دارد آگاهي يابد.