ارتباط مديريت با تجزيه و تحليل سيستم

ارتباط مديريت با تجزيه و تحليل سيستم

ارتباط مديريت با تجزيه و تحليل سيستم يكي از مهمترين وظائفي كه براي مديران برشمرده اند. آنها وظيفه ايجاد تغيير به منظور بهبود سازمان دارند.

مديران موظفند در عين حال كه تعادل سازمان خود را حفظ مي كنند همگام با آخرين تغييرات و تحولاتي كه در جهان رخ مي‌دهد تغييرات لازم را در سازمان خود به وجود آورند.

از جديدترين روش ها و شيوه‌هاي انجام كار در اداره امور سازمان خود بهره گيرند. حتي اگر مديري در راس پيشرفته ترين سازمان ها قرار داشته باشد، همچنان از انجام اين وظيفه مبري نخواهد بود.

زيرا ما در دنيائي شتاب زده و با تغييرات سريع زندگي مي كنيم. تغيير و تحول در زندگي بشر به گونه اي جبري رخ مي‌دهد و اين تغييرات در تمام ابعاد زندگي اتفاق مي افتد.

شتاب روز افزون تغییرات

شتاب اين تغييرات روزافزون است و سازمان هاي ما نيز همزمان با ساير پديده‌هاي زندگي دستخوش تغيير و تحول بدون وقفه اند. در واقع كليه سيستم هاي موجود در اين دنياي متغيير و متحول محاط شده اند. هدف تمام سيستم ها بقاست، يعني بودن و وجود داشتن.

براي نيل به اين هدف سيستم‌ها چاره اي جز هماهنگ شدن با تغييرات و تحولات را ندارند. شرائط محيط بر سيستم تغيير و تحول است و وظيفه اساسي هر سيستم همگامي با تغيير و تلاش در جهت اعمال نفوذ بر تغيير است.

در چنين وضعيتي اگر به شدت تلاش نكنيم سخت عقب مي‌مانيم. حتي براي حفظ وضع موجود نيز ناچاريم بي وقفه تلاش كنيم، در غير اين صورت در همان جائي كه هستيم هم نمي توانيم باقي بمانيم. بديهي است كه هر چه گرايش  و تمايل ما به پيشرفت بيشتر و جدي تر باشد كوشش ما نيز بايد بيشتر و جدي تر صورت گيرد و تغيير را نيز سريع تر پذيرا شويم.

پس همگامي با آخرين پيشرفت ها نياز به تلاش صد چندان دارد و با چنگ زدن به روش ها و رويه هاي كهنه و با بسنده كردن به آن ها نخواهيم توانست در چنين دنياي متحول و متغييري به حيات خود با كيفيت خوبي ادامه دهيم. در دنيائي كه به سرعت در حال حركت است توقف شايسته نيست و به زوال منتهي خواهد شد.

حفظ بقاي سازمان

سازمان هاي ما نيز براي حفظ بقاي خود در چنين محيطي ملزم به پذيرش تغيير و استقبال از آن هستند. البته از لحظه اي كه روش نو و بديعي به وجود مي آيد تا زماني كه اكثريت افراد آن را بپذيرند و اجرا كنند يك فاصله بلند زماني وجود دارد. مديران سازمان ها موظفند تا جائي كه امكان دارد اين فاصله را كوتاهتر كنند. يعني موانع ايجاد تغيير را از سر راه بردارند.

مديران بايستي متوجه باشند كه برخي افراد با وضع موجود انس مي گيرند، حتي اگر اين انس غيرمنطقي باشد. گروهي از كاركنان نيز به علت جمود فكري و ترس از تغيير، به دنبال ثبات هستند. در حالي كه بقاي خود آن ها مشروط به تغيير است، به ريسمان ثبات سازماني چنگ مي‌زنند و تحت اين لوا، نگراني خويش را از تغيير كتمان مي كنند. جان لاك در مورد اين گونه افراد اشاره جالبي دارد و مي گويد : «ثبات از خواص اذهان تنگ است» و به اين ترتيب ثبات را از ويژگي هاي تنگ‌نظران مي داند.

برخي افراد نيز به علت احساس ناامني و عدم آگاهي از نحوه كاربرد شيوه هاي نوين و نيز احتمال از دست دادن منافع خاصي كه در وضع موجود دارند با هر نوع تغييري به مخالفت بر مي خيزند و در مقابل تغيير به شدت، از خود مقاومت نشان مي دهند.

مديران بايد خود از عوامل ايجاد تغيير باشند

مديران بايد خود از عوامل ايجاد تغيير باشند و اين اصل را باور داشته باشند كه سرعت در پذيرفتن افكار و روش هاي نو به موفقيت سازمان متبوعشان كمك مي كند.آنان بايد از همكاران خود بخواهند كه در جريان تغييرات، مشاركت موثر داشته باشند و نظرات سازنده و اصلاحي خويش را براي ايجاد تغييرات مطرح سازند.

هر جا كه افراد در فرآيند تصميم‌گيري سهميم باشند همكاري بيشتري در اجراي تصميم و تغيير نشان مي دهند. هر چه آگاهي افراد از تغييرات و پيامدهاي آن ها بيشتر باشد مشاركتشان فزونتر و مقاومتشان در برابر تغيير كمتر خواهد بود.

نيازها همواره نامحدودند

بايد توجه داشت كه نيازها همواره نامحدودند و آن چه كه باعث محدود كردن اين نيازها مي شود كمبود امكانات است. مديران با توجه به محدوديت امكانات و وجود كمبودها در زمينه‌هاي گوناگون مانند نيروي انساني ( از ابعاد كمي و كيفي)، مواد اوليه و تسهيلات مورد نياز همواره بايد بكوشند تركيب معقولي از اين عوامل (يعني نيروي كار، مواد،‌ تسهيلات، زمان و …) را در سازمان به وجود آورند.

با توجه به آخرين پيشرفت ها هماهنگي هاي لازم را در استفاده موثر از عوامل مزبور به عمل بياورند تا نقشي مثبت و فعال به منظور تشكيل سازمان هائي پويا و پايا ايفا كنند. سازماني پويا و ماندني است كه هدف هاي خود را با شرائط و نيازهاي متغير محيطي تطبيق دهد و انعطاف لازم را براي تغيير در ساختار دروني خويش به نحوي كه با تغييرات محيطي سازگار باشد نشان دهد.

چنين سازماني مي تواند در دنياي بي‌ترحم رقابت ها، به موجوديت خود ادامه دهد، از محيط خويش تاثير پذيرد، بر آن تاثير گذارد و روزبه‌روز به سطح بالاتري از تكامل برسد.

ابزار مفيدي در دست مديران

در اين فرآيند، تجزيه و تحليل سيستم ها مي تواند به عنوان ابزار مفيدي در دست مديران عمل كند و پاسخگوي نيازهاي آني و آتي سازمان در اين زمينه باشد. با استفاده از تجزيه و تحليل، مدير خواهد توانست هدف و نيز وسائل نيل به هدف را مورد ارزيابي مجدد قرار دهد و تغييرات مناسب را در آن ها ايجاد كند. (در اين جا اين پرسش مطرح مي شود كه آيا مدير خود به تنهائي مي تواند از عهده انجام اين كار مهم برآيد يا نياز به كمك كارشناساني در اين زمينه دارد؟)